ورقه ای که روی آن مطالبی را خطاب به کسی نویسند، رقعه، مکتوب، نوشته و یا نامه نامیده می شود و در ادبیات معانی دیگری نیز دارد که از جمله ی آنها ((کتاب)) است و کتاب های بسیاری در زبان فارسی به این نام نامیده شده اند مانند: شاهنامه، قابوس نامه، سیاست نامه، مرزبان نامه که به معنی کتاب شاه ، کتاب قابوس، کتاب سیاست و کتاب مرزبان است.
در ادامه این مقاله از سایت ویکی چجور با مفهوم نامه اداری و انواع آن آشنا خواهیم شد…
همه نامه هایی که در داخل و یا خارج از اداره، سازمان، نهاد، کارخانه، اشخاص حقیقی مانند آنها درباره مسایل اداری و یا شخصی مرتبط با امور اداری نوشته می شود نامه اداری است که جزو اسناد دولتی به حساب می آید و دارای اعتبار قانونی و حقوقی است.
آیین نامه ها، بخشنامه ها، ابلاغها، گزارش ها، صورت جلسه ها، احکام و مانند آنها نیز نامه های اداری محسوب می شود.
نامه های اداری از جنبه های گوناگون تقسیم بندی هایی دارند که به تعدادی از آنها در مراحل زیر اشاره می شود:
الف) فرستنده و گیرنده:
نامه های اداری از این جنبه ممکن است به شکل های زیر باشند:
1-فرستنده و گیرنده هر دو اداری باشند.
2-فرستنده اداری و گیرنده شخصی باشد.
3-فرستنده شخصی و گیرنده اداری باشد.
ب) مراحل و چگونگی گردش نامه ها از فرستنده تا گیرنده:
1-مسیر افقی: در این حالت نامه ها در سازمان صادرکننده بین دو بخش و رکن هم سطح رد و بدل می شود. مانند: نامه ای که بین دو شعبه از بانک نوشته می شود.
2-مسیر عمودی: نامه هایی است که از مقام یا سازمان بالاتر به مقام یا سازمانهای تابع و پایین تر نوشته می شود. مانند: نامه وازرت علوم به دانشگاه ها
ج) حوزه جغرافیایی:
1-نامه های ((درون سازمانی)): نامه هایی است که بین بخشهای مختلف یک سازمان در جریان است.
2-نامه های ((برون سازمانی)): نامه هایی است که از سازمانی به سازمان یا سازمان های دیگر فرستاده می شود و رفت و آمدش در خارج از حوزه ی اختیارات و بیرون از زیر مجموعه سازمان فرستنده است.
د) از نظر محتوا:
1-نامه های خبری: نامه هایی که خبری را برای آگاهی عموم یا اعضای سازمان در خود دارد. مانند: دستورالعمل ها، احکام و ...
2-نامه های انشایی: نامه هایی است که مخاطبان را به انجام کار و اجرای دستوری فرا می خواند و یا از انجام کار یا برنامه ای جلوگیری می کند.
2-نامه های هماهنگی: نامه هایی که برای اجرای یکنواخت و هماهنگ اقدامات و تصمیم های صادرکنندگان نوشته می شود.
4-نامه های درخواستی: نامه هایی که دربردارنده تقاضا و درخواست از سوی صادرکنندگان است.
هـ) از نظر امنیت:
1-نامه های عادی: این نوع نامه ها، که شامل اکثر نامه های اداری است، لازم نیست مستقیماً به دست مخاطب برسد بلکه به وسله دبیرخانه دریافت می شود و پس از ثبت و شماره گذاری و طی مراحل لازم به مقام مسئول تحویل داده می شود.
2-نامه های غیرعادی: این نوع نامه ها شامل نامه های محرمانه، خیلی محرمانه، سرّی و به کل سرّی است.
معمولاً برای ارسال پیام و یا رساندن اطلاع و انجام امور غیر مهم اما فوری،
خواسته ی خود را بر روی کاغذی که شماره ندارد و به صورت دستی و نه تایپ شده ارسال می نمایند.
این نوشته را که حتماً باید تاریخ و امضاء داشته باشد ((یادداشت اداری)) می نامند.
یک نامه اداری از آغاز تا پایان راه خود مرحله هایی را طی می کند که در هر مرحله باید موارد ویژه ای در آن رعایت شود تا قانون مندی و اداری بودن آن مشخص گردد.
این مراحل عبارتند از:
1-مرحله نوشتن
2-مرحله صدور
3-مرحله دریافت
مرحله نوشتن
اندیشیدن پیش از نوشتن: پیش از آن که نوشتن نامه ای را شروع کنیم باید درباره ی بهترین راه انتقال خواسته ی نویسنده به گیرنده و مخاطب بیندیشیم و پس از آن که مطمئن شدیم نامه بهترین و مناسب ترین راه انتقال پیام است، برای نوشتن تصمیم بگیریم در این صورت باید با توجه به این که مخاطب کیست و میزان آگاهی و اشزاف او به موضوع چه قدر است، مراحل زیر را طی کنیم:
«تهیه پیش نویس» «پاک نویس» «پاراف مقام مسئول» «امضای نهایی و مجوز صدور»
مرحله صدور
در این مرحله نامه ی امضا شده به دبیرخانه تحویل می گردد و در آنجا در دفتر اندیکاتور ثبت می شود و تاریخ و شماره و احیاناً مهر زده می شود، نسخه های نامه از یکدیگر جدا می شود و برای گیرندگانی که مخاطب نامه هستند ارسال می کردد(از جمله بایگانی اداره صادر کننده)
مرحله دریافت
در این مرحله که نامه به دبیر خانه ی سازمان گیرنده می رسد، در دفتر اندیکاتور می شود و شماره و تاریخ ورود بر آن گذاشته می شود.
سپس نامه در اختیار گیرنده اصلی قرار می گیرد تا در مورد آن اقدام لازم را انجام دهد.
توضیح این نکته ضروری است که همه ی مسئولیت های و محاسن و یا عیب های نامه فقط به عهده کسی است که آن را امضا می کند از این رو باید امضاء کننده نامه بکوشد تا نامه با توجه دقیق به موازین قانونی و نیز رعایت نکات نگارشی و اصول ادبی نامه نگاری تدوین شود.
امید است از این مقاله استفاده لازم را برده باشید...
(6 votes, average: 5,00 out of 5)Loading... 
بسیار عالی بود ممنونم
Az tavajohetun besiyar khoshhal o sepas gozaram
عالی، مفید و کاربردی
مرسی
Mamnon az tavajoheton