ورود به سایت

ثبت نام در سایت

Registration confirmation will be e-mailed to you.

فراموشی رمز

1 + 11 =

بستن
بستن

چگونه می توان به یک چند وظیفه گر کارآمد تبدیل شد؟

چگونه می توان به یک چند وظیفه گر کارآمد تبدیل شد؟

چند کاری یا چند وظیفه ای بودن یکی از سریع ترین روش ها برای انجام چندین کار در یک زمان است.

با چند وظیفه گری، می توانید همزمان چند کار مختلف انجام دهید؛

همچنین می توانید با تقسیم بندی کارهای بزرگ تر، بهره وری خود را افزایش دهید.

اما انجام موثر چند وظیفه ای، خیلی بیشتر از آنچه فکر می کنید، سخت است.

علاوه بر رفع مشکل تمرکز، باید زمان خود را هم به خوبی مدیریت کنید.

خوشبختانه با کمی تلاش، شما هم می توانید به یک چند وظیفه گر با ثمر بخشی بالا تبدیل شوید.

مطالب مرتبط


گام 1 - سازماندهی و افزایش تمرکز

سازماندهی و افزایش تمرکز

روی هدف پروژه های مختلف متمرکز شوید:

قبل از شروع فعالیت، حتما روی هدف پروژه فکر کنید.

همچنین باید مدتی برای تقسیم بندی پروژه و سازماندهی برنامه های خود صرف کنید.

با این کار تمرکز بیشتری خواهید داشت.

  • قبل از شروع چند وظیفه ای، دقایقی به پروژه های مختلف، اهداف، برنامه ها و نحوه انجام آنها فکر کنید.
  • سیستمی شکل دهید که در آن ابزارهای مورد نیاز هر پروژه را به صورت جداگانه نگه داری کنید. با تلفیق پروژه ها، بهره وری شما کاهش خواهد یافت.
سازماندهی و افزایش تمرکز

لیستی از کارها تهیه کنید:

با نوشتن لیست، کارها را سازماندهی کرده و از حرکت در مسیر درست پروژه ها و اهداف مطمئن می شوید.

این لیست به شما کمک می کند تا هر لحظه بدانید قدم بعدی چیست.

در نهایت، بدون لیست نمی توان به طور موثری چند وظیفه گری کرد.

  • اول باید ببینید که آیا انجام تمام کارها توسط شخص شما الزامی است؟ یا می توانید آن را به شخص دیگری بسپارید؟ برای مثال، آیا همسرتان می تواند در کارهای منزل به شما کمک کند؟ یا می توانید بخشی از کار را به یکی از همکاران بسپارید؟
  • تمامی وظایف خود را نوشته و آنها را اولویت بندی کنید. عاقلانه فکر کرده و ببینید از بین این لیست، چند کار را امروز می توانید انجام دهید؟ بقیه کارها را به روز دیگری موکول کنید.
  • لیست وظایف روزانه را جایی بزنید که بتوانید آن را ببینید.
  • سعی کنید یک نسخه از لیست را همیشه همراه داشته باشید. معلوم نیست کی بتوانید در موقعیت چند وظیفه گری قرار بگیرید.
سازماندهی و افزایش تمرکز

فضای کاری خود را سازمان دهی کنید:

 یکی از راه های دیگر برای چند وظیفه گری موثر، سازماندهی فضای کاری است.

در یک میز درهم برهم، زمانی که برای پیدا کردن چیزهای مختلف صرف می شود، بسیار بیشتر از زمان کاری خواهد بود.

بنابراین، برای تمیز کردن محیط کاری باید کمی زمان بگذارید.

  • در شروع روز، کمی زمان بگذارید و فایل ها و پرونده هایی که شاید با هم قاطی شده باشند را مرتب کنید.
  • برای سازماندهی پرونده ها و پوشه ها از کابینت فایل یا چیزهای دیگری استفاده کنید. هر چه اطلاعات شما دم دست اما سازماندهی شده تر باشد، تاثیر گذاری شما بیشتر خواهد شد.
  • چیزهایی که مربوط به کار نیست مثل وسایل و اطلاعات و ... را وارد محیط کاری نکنید. این وسایل بی نظمی ایجاد کرده و موجب حواس پرتی خواهد شد.
سازماندهی و افزایش تمرکز

تلفیق درست وظایف:

یکی دیگر از راه های افزایش بهره وری در چند وظیفه ای، ترکیب درست وظایف به نحوی است که باعث افزایش ثمر بخشی گردد.

با تلفیق کارهای مختلف، می توانید بعد از انجام کارهای سخت و خسته کننده، به ذهنتان استراحت دهید.

  • اگر بر روی چیزی فعالیت می کنید که نیاز به تمرکز بالا دارد، آن را با کار دیگری که نیاز به تمرکز چندانی ندارد ترکیب کنید. در این صورت می توانید به هنگام انجام کار ساده، به ذهنتان استراحت دهید.
  • با توجه به نوع شغلتان، می توانید کارهایی انتخاب کنید که تقریبا به هم شباهت دارند و می توان آنها را با هم انجام داد. اگر بیش از اندازه از فعالیتی به فعالیت دیگر تغییر جهت دهید، ممکن است ذهنتان خسته شده و زمان زیادی برای عادت به کار جدید نیاز داشته باشید.
سازماندهی و افزایش تمرکز

باید کاملا توانایی خود و ماهیت پروژه را بشناسید:

قبل از اینکه چند وظیفه گری را شروع کنید، باید مدتی به توانایی های خود  و پروژه بیاندیشید.

اهمیت این موضوع از آنجایی ریشه می گیرد که ممکن است در شما یا فعالیت خاصی، خصوصیاتی وجود داشته باشد که باید رو به تک کاری بیاورید.

  • به خاطر داشته باشید که چند وظیفه ای بودن همیشه بهتر از تک کاری نیست.
  • به توانایی های خودتان بیشتر دقت کنید. آیا به راحتی می توانید کاری را کنار گذاشته و کار دیگری را شروع کنید یا به هنگام تغییر کارها، انرژی زیادی صرف کرده و ذهنتان دیر پاسخ می دهد؟
  • قبل از شروع کار، به ماهیت پروژه دقت کنید. برای مثال، سوار کردن دوباره موتور ماشین بهتر است به صورت تک وظیفه ای انجام شود.
  • قبل از شروع یک فعالیت، باید همه جوانب آن را بررسی کنید. ببینید آیا با انجام مداوم آن کار در زمان صرفه جویی می کنید؟ یا می توانید بدون کاهش بهره وری، آن را رها کرده و دوباره به انجامش مشغول شوید؟

گام 2 - ایجاد فضای مناسب

ایجاد فضای مناسب

عوامل حواس پرتی غیر ضروری را از بین ببرید:

با این که هدف چند وظیفه ای بودن، انجام چندین کار به صورت همزمان است، بازهم باید چیزهای غیر ضروری که منجر به حواس پرتی می شوند را حذف کنید.

با حذف این عوامل، باعث می شوید فضای بهتری برای انجام چند وظیفه ای کردن ایجاد شود.

  • رادیو یا تلویزیون را خاموش کنید.
  • به دیگران بگویید که مشغول کار هستید و دوست ندارید در کارتان خللی ایجاد شود.
  • شبکه های اجتماعی را بسته و ایمیل خود را قطع کنید، مگر اینکه اینها جزو ابزارهای کاری شما باشند.
ایجاد فضای مناسب

حتما تمامی ابزارها و تجهیزات لازم را در اختیار دارید:

برای چند وظیفه گری ثمر بخش، باید کاملا آمادگی انجام وظایف روزانه خود را داشته باشید.

بدون در اختیار داشتن تجهیزات و ابزارهای لازم، هرگز کارآمد و موثر نخواهید بود.

  • با توجه به وظایفتان تمامی سخت افزارهای مورد نیاز را فراهم کنید، شاید برای افزایش بهره وری یک فعالیت به سخت افزار خاصی نیاز داشته باشید. مثل: مانیتور دوم، کیبورد اضافی یا حتی کامپیوتر دوم!
  • حتما همه فرم ها و اطلاعاتی که شاید در طول روز لازم شود را آماده کنید.
  • لوازم دفتری از جمله مداد، خودکار، کاغذ، کاغذ باطله و ... به مقدار لازم داشته باشید.
  • برای کمک به روند چند وظیفه ای می توانید از موبایل یا تبلت هم استفاده کنید. با این ابزارها می توانید تقریبا در هر موقعیتی چند کاری کنید.
  • آب و خوراکی دم دست داشته باشید، تا موقع گرسنگی و تشنگی مجبور به ترک محیط کاری نشوید. اگر قرار باشد مدت طولانی مشغول کار باشید، از قبل برای وعده های غذایی چاره ای بیندیشید. از قبل وسایل مورد نیاز را آماده کرده و برنامه ریزی کنید تا سریعا غذا خورده دوباره به کار خود برگردید.
ایجاد فضای مناسب

چیدمان محیط کاری باید طوری طراحی شود که به راحتی بتوان در محیط حرکت کرد:

بدون در اختیار داشتن محیط کاری راحت با چیدمان مناسب، انجام موثر کارها به صورت چند وظیفه ای سخت خواهد شد.

  • می توانید در محیط کاری از لوازم غیر رسمی استفاده کنید؛ مثلا مبل یا صندلی شنی.
  • حتما از صندلی راحت استفاده کنید.
  • کابینت فایل و دیگر لوازم مورد نیاز کاری خود را نزدیک به میز قرار دهید.
  • از چرخش و حرکت صندلی در محل قرار داده شده، مطمئن شوید. با چرخش صندلی می توانید بدون بلند شدن، به چند وظیفه ای کردن پرداخته، به فضای بیشتری دسترسی داشته و چند مانیتور را تحت نظر داده باشید. حرکت آسان آن باعث می شود بتوانید در محیط به این طرف و آن طرف بروید.

گام 3 - مدیریت زمان

مدیریت زمان

استراحت کنید؛ کار طولانی مدت ممنوع:

تحقیقات نشان داده ثمر بخشی افرادی که طولانی مدت کار می کنند، کاهش پیدا می کند.

در نتیجه، به اندازه کار کردن و استراحت های زمان بندی شده در کیفیت چند وظیفه ای بودن، بسیار مفید است.

  • سعی کنید بیشتر از 45 یا 50 دقیقه کار نکنید.
  • 10 الی 15 دقیقه به استراحت بپردازید.
  • در صورتی که شرایط کاری شما طوری است که نمی توانید کارتان را به قسمت های کوچک تقسیم کنید و مجبورید بین 3 الی 4 ساعت مداوم کار کنید، استراحت طولانی تری انجام داده و دوباره به کار خود برگردید.
مدیریت زمان

در ساعاتی که بهره وری بالاتری دارید کار کنید:

اگر در انتخاب ساعت کاری خود آزاد هستید، زمانی کار کنید که بهره وری بالاتری دارید.

 اهمیت موضوع از این بابت است که افراد از نظر هوشیاری، حواس جمعی و بهره وری در ساعات مختلف روز با هم تفاوت دارند.

  • اگر زمان مخصوص شما صبح ها است، حتما آن زمان را به کار اختصاص دهید.
  • اگر در ساعات اولیه صبح نمی توانید کارهای سخت و درگیر کننده انجام دهید، برای صبح ها کارهای ساده تری در نظر بگیرید.
  • دفتر یادداشتی به این کار اختصاص دهید و طی یکی دو هفته شرایط خود را در آن نوشته و زمان هایی که تمرکز بالا و پایین تری دارید را ثبت کنید.
مدیریت زمان

برنامه ریزی کنید:

با برنامه ریزی، زمان انجام کارها را خواهید دانست.

بدون داشتن برنامه، چند وظیفه ای بی نظم تر انجام شده و مشکل تمرکز خواهید داشت.

برای جلوگیری از این اتفاق بهتر است برای کارهای خاص، زمان های خاصی اختصاص دهید.

  • برای فعالیت ها زمان در نظر بگیرید. قبل از شروع زمان دقیق مورد نیاز هر کار را بدانید.
  • حتما زمانهایی را برای استراحت کنار بگذارید. قبل از شروع کار جدیدی، باید باتری های خود را شارژ کنید.
  • زمان های خاصی را برای چند وظیفه ای بودن در نظر بگیرید. اگر می خواهید هر هفته دو یا سه روز و هر بار دو ساعت این کار را انجام دهید، برای آن در برنامه خود زمان یادداشت کنید.
مدیریت زمان

زمان شروع پروژه های جدید را ثبت کنید:

یکی از مسائلی که باید در مورد آن تصمیم گیری کنید مربوط به اضافه کردن وظایف جدید است.

آیا می خواهید گروهی از کارهای را به اتمام رسانده و کار جدیدی شروع کنید؟

یا با اتمام یک کار، کار جدیدی به لیست خود اضافه می کنید؟

این موضوع برای مدیریت بهتر و دقیق تر زمان و سازماندهی فعالیت ها بسیار مهم است.

  • ابتدا از خود بپرسید که چند کار را به طور همزمان می توانید انجام دهید؟ سپس آن را روی برنامه خود منعکس کنید. برای مثال توانایی شما انجام 6 کار همزمان است، بنابراین به نسبت آن برنامه ریزی کنید.
  • اگر برای پروژه ای، زمان تحویل تعیین شده، آن را در برنامه مشخصی کنید.
  • اگر تا زمان تحویل پروژه خیلی فرصت دارید ( یا اصلا زمان تحویلی برای آن مشخص نشده)، می توانید آن را در طولانی مدت انجام دهید و به کارهای بیشتری مشغول شوید.
  • می توانید قبل از شروع کار تازه ای، چندین کار را به اتمام برسانید.
  • اگر می توانید در حین انجام گروهی از فعالیت ها، موارد جدیدی به لیست خود اضافه کنید، پس همین کار را انجام دهید.

اطلاعات مطلب

  • پیشرفت
  • 87 بازدید
  • blankblankblankblankblank (4 votes, average: 5٫00 out of 5)
    blankLoading...
  • آخرین ویرایش توسط : فخر کامبیز - چهارشنبه, 25 سپتامبر 19, 2:01 ب.ظ

دیدگاه کاربران

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بهترین علوم و دانش برای شما گردآوری میشه

آخرین های آیا میدانید

از همه جا براتون مطلب داریم لطفا کلیک کنید

مطالب برگزیده

موضوعات مهم سایت

مطالب محبوب