گام 1 - رفتار کارکنان در غرفه

رفتار کارکنان در غرفه

 برای انجام صحیح، منطقی و علاقمندانه وظایف و مسئولیت های خود، لازم است نکات در غرفه رعایت کنید:

*با دوستان و آشنایان در غرفه ننشینید و آنجا را تبدیل به پاتوق خود و دوستان نکنید.

*نسبت به بازدیدکنندگان بی توجه و بی تفاوت نباشید.

*سئوالات را بدون پاسخ نگذارید.

*در داخل غرفه، حالت استراحت به خود نگیرید.

*غرفه را مکان خصوصی خود ندانید.

*هنگامی که در غرفه هستید، سردرگم و بی هدف نباشید.
*خود را بی علاقه و بیکار نشانه ندهید.

*اطلاعات ناقص و نادرست ارائه ندهید.

*لباس نامناسب نپوشید. ظاهری آراسته داشته باشید و لباسهای مناسب بر تن کنید.

*تند و بلند سخن نگویید.

*از استعمال دخانیات پرهیز کنید.

*افراد نا آشنا را به جای خود دعوت نکنید.

*شئونات اخلاقی را رعایت کنید.

*از ملاقاتها و مذاکرات طولانی پرهیز کنید.

*نسبت به مردم و بازدیدکنندگان بی 15 احترام نباشید.

رفتار کارکنان در غرفه

اداره کنندگان غرفه:

اداره کنندگان غرفه ها، یکی از مهمترین عامل نیل به موفقیت برای رسیدن به هدفهای مشارکت در نمایشگاهها هستند. افرادی که در اداره غرفه دخالت و همکاری دارند، عبارتند از:

*نماینده شرکت (عضو هیأت مدیره، مدیرعامل ومدیر غرفه (مسئولیت رهبری کارکنان غرفه را دارد)

*کارکنان فنی

*مسئول فروش (فعالیتهای مربتط با فروش، ارسال کالا و عقد قراردادهای تجاری را برعهده دارد.)

*کارشناس صادرات و تجارت بین  المللی

*مترجم

*کارشناس مطبوعاتی

*کارشناس روابط عمومی

*خدمه (برای پذیرایی، نظافت و نگهبانی از غرفه) 

رفتار کارکنان در غرفه

عوامل موثر بر انتخاب کارکنان غرفه:

برای انتخاب کارکنان غرفه باید نکات زیر را رعایت کنید:

*به زبان انگلیسی یا زبان کشور میزبان آشنا باشند. 

*دارای وضع ظاهری آراسته باشند.

*با دیگران برخورد نیکو داشته باشند.

*چهره آنان برای جلب مشتری و ایجاد اعتماد نسبت به شرکت و کالاهای عرضه شده، مؤثر باشد.

*ساعت (به مدیر یک هفته و بیشتر) کار طاقت قادر باشند روزانه 5 فرسا را تحمل کنند.

رفتار کارکنان در غرفه

اطلاعاتی که کارکنان باید بر آن مسلط باشند:

کارکنان غرفه باید در خصوص موارد ذیل اطلاعات کافی داشته باشند:

*نوع تولیدات و محصولات تولیدی شرکت و خدمات قابل ارائه  قیمت و شرایط فروش کالاهای شرکت

*رقبای شرکت

*هدف از مشارکت شرکت وی در نمایشگاه

*مشتریان عمده و گروههای علاقمند به بازدید از غرفه

*نحوه ضبط مکالمات و مذاکرات بازدیدکنندگان از غرفه

*آگاهی و اطلاعات فنی از غرفه

*محل برگزاری غرفه و مکان نمایشگاه 

رفتار کارکنان در غرفه

وظایف کارکنان غرفه:

کارکنان غرفه از نظر کارشناسی وظایف زیر را برعهده دارند:

*حضور مداوم در محل غرفه (طی ساعات برگزاری نمایشگاه)

*برخورد مناسب با بازدیدکنندگان 

*مذاکره صحیح و علاقمند کردن بازدید کنندگان به بازدید از همه محصولات ارائه شده

*انجام مذاکره و مباحثه پیرامون کالاهای عرضه شده به نحوی که بازدیدکنندگان برای شناخت آن کالاها، کنجکاو و علاقمند شوند.

گام 2 - روابط عمومی

روابط عمومی

هر اندازه روابط عمومی شما قوی تر باشد، احتمال موفقیت شما بیشتر خواهد بود. فعالیت های روابط عمومی باید کمک کند تا اشخاص مورد نظرتان به سوی غرفه شما کشیده شوند.

برای این کار باید:

*با وسایل ارتباط جمعی به گونه  ای رابطه نزدیک برقرار کنید که پیش از شروع نمایشگاه، اطلاعات شما در اختیار آنها باشد.

*سعی کنید بیش از دیگران، پای نمایندگان مطبوعات را به غرفه خودتان باز کنید. 

*رابطه نزدیک و مستمر خود را با روابط عمومی مدیریت سازمان نمایشگاه حفظ کنید.

*از برنامه های تبلیغاتی سازمان نمایشگاه، دقیقاً مطلع شوید و تبلیغات خود را با برنامه های آنها هماهنگ نمایید.

*برنامه های تبلیغاتی سازمان نمایشگاه احتمالاً در برگیرنده موارد زیر خواهد بود که می توانید از آنها بهره برداری کنید:  چاپ بروشور برای توزیع میان بازدیدکنندگان – چاپ کاتالوگ نمایشگاهی به زبان های مختلف – چاپ و الصاق پوستر در اماکن مختلف – تبلیغ در داخل هتل ها و فرودگاه ها و ایستگاه های راه آهن – چاپ خبرنامه های داخلی برای توزیع در میان غرفه ها – تبلیغات در کاتالوگ نمایشگاهی (که ماندگاری آنها قابل توجه است.)

*پذیرایی از میهمانان خاص

*تعیین نماینده برای تماس با وسایل ارتباط جمعی در روز افتتاح و پذیرائی در داخل غرفه و روزهای خاص

گام 3 - نحوه برخورد با بازدیدکنندگان:

نحوه برخورد با بازدیدکنندگان:

 شما مدیران و کارکنان غرفه باید با هوشیاری به استقبال بازدیدکنندگان بروید و آنان را جذب نمایید. موفقیت شما در نمایشگاه مدیون برخورد صحیح با بازدیدکنندگان است. برای کسب موفقیت، نکات ذیل را رعایت کنید:

*در نخستین گام، بازدیدکنندگان را تشویق به مکث کردن در برابر غرفه و کالاهای آن کنید.

*حالت خوش  آمدگویی به خود بگیرید.

*وانمود نکنید که شغل اصلی شما، این نیست.

*حالت ایستاد شما، بیش از آنچه فکر می  کنید در مردم تأثیر می گذارد.

*چهره عبوس به خود نگیرید.

*هرگز در لبه مدخل غرفه نایستید.

*اگر شما کارکنان غرفه در یکجا جمع شوید و با هم مشغول صحبت باشید؛ بازدیدکننده به خود اجازه نخواهد  داد، وارد غرفه شود و جمع شما را به هم بزند. پس از این کار اجتناب کنید.
*بهتر است با جملات زیر “چه فرمایشی دارید” – برای آغاز سخن با بازدیدکنندگان از جمله شروع کنید یا آخرین پدیده صنعتی ما را دیده اید؟ شما در زمینه واردات فعالیت دارید؟ تاکنون از کشور ما کالایی خریدهاید؟

*سعی کنید، بازدیدکنند را وادار به سخن گفتن نمایید و خود شنونده باشید.

*بلافاصله، وارد بحثهای فنی نشوید. ممکن است خود را گرفتار سئوال  پیچ شدن کنید.

*در لحظات اولیه، سعی کنید هویت بازدیدکننده را بشناسید تا در سطح او صحبت کنید و یا او را به  متخصص غرفه معرفی نمایید.

گام 4 - آموزش و توجیه کارکنان غرفه

آموزش و توجیه کارکنان غرفه

 اهداف شما از شرکت در نمایشگاه، هنگامی تحقق می یابد که بازدیدکنندگان به غرفه شما جلب شوند و اظهار رضایت نمایند. این امر، بستگی به برخورد کارکنان غرفه با آنها دارد. برای موفقیت، باید مدیران غرفه ها یک روز قبل از شروع و نیز جریان برگزاری نمایشگاه نکات ذیل را به کارکنان آموزش یا تذکر دهند:

*اطلاعات کافی درباره کالاها داشته باشند و طرز استفاده از آنها را بدانند.

*با اصطلاحات بازرگانی (در مورد حمل و نقل، بسته بندی، تعرفه های گمرکی، شرایط فروش، واگذاری نمایندگی و … )آشنایی کامل داشته باشند

*از محلهای عمومی، تسهیلات و تأسیسات نمایشگاهی مطلع باشند. (تلفن عمومی، آبریزگاه، کمکهای اولیه،  درمانگاه و …)

*نظم و نظافت کل غرفه را سراسر ایام برپایی نمایشگاه رعایت کنند.

*هرگونه ابهام، ضعف و مشکل کارکنان یک روز بعد از افتتاح (طی جلسه  ای) برطرف شود.

*مدارک مهم نمایشگاهی برای آنان تعریف و توضیح داده شود.

*با خصوصیات فرمهای مشخصات بازدیدکنندگان و نحوه استفاده و تکمیل آنها آشنا شوند.

*درباره دستورالعمل چگونگی جذب و مذاکره با مشتریان و بازدیدکنندگان آشنا شوند.

*اطلاعات قابل ارائه به مطبوعات و نمایندگان وسایل ارتباط جمعی را تشخیص دهند.

گام 5 - رمز موفقیت شما در غرفه

رمز موفقیت شما در غرفه

 اگر می خواهید در وظایف خود به عنوان مدیر یا یکی از کارکنان غرفه نمایشگاهی موفق باشید، باید نکات زیر را رعایت کنید:

*خود و شرکت خود را به خوبی بشناسید. (تا معرفی  کننده خوبی برای شرکت خودتان باشید.)

*نیازهای مشتریان را بررسی کنید و بشناسید

*رقیبان خود را شناسایی کنید.

*همیشه برای ارائه اطلاعات و نمایش کالا آماده باشید.

*مردم چگونگی رفتار و برخورد شما را مترادف با کیفیت کالاهای عرضه شده میدانند.

*از کلیه جنبه  های کالا مطلع باشید. (مشخصات فنی، قیمت و …)

*به تناسب موضوع از حرکات دست و صورت برای انتقال بهتر پیام، استفاده کنید.

*قبل از نمایش کالا، سئوالهایی که مطرح خواهد شد، پاسخهای لازم را در نظر بگیرید.

*نمایشگاه در دوره کوتاه و معینی برگزار می شود. از این رو، پرزحمت ، خسته کننده و وقت گیر است. پس با سخت کاری و همدلی به دیگران درس تعهد، شکیبایی و کامیابی بیاموزید.

*در غرفه وظایف و مسئولیتها را با مهربانی، اطمینان و نظم پیش ببرید.

*غرفه را مرتب، تمیز و جذاب نگهدارید.

*ملاقاتهای روزانه خود را برنامه  ریزی کنید.

*از این برنامه برای دست یافتن به فرصتهائی برای فروش استفاده کنید.