انتصاب سردفتران از راه های زیر صورت می گیرد :
1- از طریق آزمون سالانه ی سردفتری در شرایطی که :
در اثر افزایش جمعیت، یا افزایش تعداد معاملات طبق شرایط مندرج در قوانین نیاز به تاسیس دفترخانه جدید وجود داشته باشد
یا اینکه بدلیل انفصال دائم از خدمت، یا عدم معرفی جانشین توسط سردفتر یا وارثین وی دفترخانههای فاقد سردفتر در کشور وجود داشته باشند.
در شهریور ماه هر سال آگهی آزمون سردفتری اسناد رسمی در برخی روزنامههای کشور منتشر میشود که افراد واجد صلاحیت از طریق آزمون، انتخاب و انتصاب می شوند .افراد در صورت قبولی در این آزمون، گزینش و طی مراحل کارآموزی سردفتر اسناد رسمی می شوند.
۲- از طریق معرفی جانشین از طرف سردفتری که در شرف بازنشستگی است.
چون واجد صلاحیت بودن سردفتران امری مهم تلقی میشود لذا قانون گذار سعی نموده که از ظرفیت و تجربه خود سردفتران نیز برای انتخاب سردفتران جدید واجد صلاحیت و مورد اعتماد استفاده نماید. به همین دلیل است که سردفتر صرفا در زمان رسیدن به بازنشستگی پایان دوره خدمتی و اوج تجربه کاری حق معرفی جانشین را دارد.
این موضوع باعث میشود که تغییر مدیریت ناگهانی دفترخانه در کار ارباب رجوع ایجاد اختلال ننماید و کارکنان و پرسنل دفترخانه امنیت شغلی بیشتری احساس نمایند. چنانچه فرد معرفی شده موفق به جلب موافقت قوه قضاییه شود، بعنوان جانشین سردفتر بازنشسته در دفترخانه منصوب خواهد شد. البته در بسیاری از موارد امتیاز سردفتری سردفتران فوت شده یا در شرف بازنشستگی، به افراد تایید شده از سوی قوه قضاییه با مبالغ نسبتا بالایی، فروخته می شود.
دیدگاه کاربران